- Operaciones básicas del negocio – Asegúrese de que puede operar su negocio de forma rentable desde el local. Busque ventajas y trampas en los contratos de arrendamiento:
- Usos permitidos: Esta cláusula enumera cómo se le permite usar el espacio arrendado. Implícitamente, deja fuera de los límites las actividades que no estén dentro del alcance de esta cláusula. Negocie un lenguaje amplio o un mecanismo que le permita hacer los cambios necesarios para maximizar la rentabilidad. Por otro lado, evalúe con cuidado cualquier lenguaje del contrato de arrendamiento relacionado con usos restringidos o prohibiciones sobre el uso del espacio arrendado.Uso exclusivo: Si tiene suficiente poder de negociación, impida que su propietario arriende otras unidades del inmueble a competidores directos o, al menos, a los negocios que afectarían un área clave de sus ingresos.
- Franquicias: Si usted es franquiciatario, el contrato de arrendamiento deberá incluir, dentro de su sección de “Transferencia”, ciertos derechos del franquiciador para reemplazar al inquilino.
- Ampliación: Considere negociar por adelantado, dentro del contrato de arrendamiento original, la renta de un posible espacio de ampliación. Con frecuencia, la rapidez y la certeza son factores clave cuando surge una ampliación posterior.
- Interrupción de servicios: Los propietarios rara vez aceptan permitirle terminar el contrato por interrupciones prolongadas de los servicios o por siniestros. En su lugar, insista en plazos cortos para las reparaciones y el restablecimiento de los servicios, y considere obtener un seguro de interrupción de negocios.
- Letreros: Confirme la aprobación previa del propietario para cualquier letrero necesario y negocie un proceso razonable para la aprobación de letreros futuros.
- Gastos – Evite costos ocultos, como servicios públicos, mantenimiento, conservación de instalaciones compartidas, costos operativos, cumplimiento de leyes y códigos, acondicionamiento del local y entrega del local.
- Servicios públicos: Los propietarios a menudo se resisten a instalar medidores separados, sobre todo para inquilinos pequeños. Esté atento a cualquier lenguaje del contrato de arrendamiento que reserve el derecho de cobrarle al inquilino por “uso excesivo” además de los servicios públicos prorrateados. Tenga en cuenta que, si su espacio arrendado forma parte de una propiedad con varios inquilinos, también debe buscar cualquier lenguaje que le exija pagar por el “uso excesivo” de otros inquilinos.
- Mantenimiento y reparación: Tenga cuidado con las disposiciones que le exijan reparar o mantener áreas fuera del local arrendado. Procure que sea obligación del propietario mantener la estructura, el exterior, todas las áreas comunes y cualquier sistema compartido del edificio.
- Gastos de mantenimiento de áreas comunes (CAM) (o gastos operativos): Tenga cuidado con las disposiciones que le exijan pagar una parte proporcional de los gastos operativos en que incurre el propietario para operar y mantener el edificio, incluidas las áreas comunes como vestíbulos, pasillos, garajes y elevadores. Estos gastos pueden abarcar los costos de climatización (HVAC) de todo el edificio y los honorarios de administración (es decir, los gastos asociados con el uso de un superintendente del edificio o de una compañía administradora para manejar el edificio). Con frecuencia, los propietarios amplían demasiado la lista de gastos, buscando que los inquilinos paguen la mayor parte posible de ellos. Las listas de cargos se “trasladan” a los inquilinos con palabras ambiguas como: “El inquilino será responsable de los siguientes costos, sin limitación…”. La expresión “sin limitación” le permite al propietario agregar cargos adicionales. Asegúrese de que el contrato de arrendamiento incluya solo cargos CAM legítimos y enumerados. Una opción es limitar los gastos CAM incluyendo lenguaje que haga referencia a una lista estándar de exclusiones de gastos operativos o a una lista específica de conceptos que el propietario puede incluir. También podría negociar un tope para su parte de los gastos operativos.
- Costos de seguro: Revise y determine qué seguros están incluidos en los costos operativos actuales del propietario, si existe la posibilidad de algún aumento significativo y, si puede, logre que el propietario acepte algún límite razonable para el traslado de dichos costos.
- Cumplimiento de las leyes – Esté atento a cualquier lenguaje que pueda exigirle pagar cosas como el refuerzo sísmico, la eliminación de asbesto, la instalación de rociadores contra incendios o el cumplimiento de la Americans with Disabilities Act (ADA, Ley para Estadounidenses con Discapacidades). Estos costos pueden variar según el uso del local. Aunque el contrato de arrendamiento exija que el propietario asuma la responsabilidad, usted debe limitar la capacidad del propietario de “trasladarle” los costos de cumplimiento mediante otras disposiciones, como las de CAM.
- Renta – Asegúrese de entender claramente lo que su contrato de arrendamiento especifica en cuanto a la renta del espacio real que va a ocupar. Investigue las tarifas de espacios comparables y, si la renta propuesta parece injustificadamente alta, pida una reducción.Si la renta es un cargo mensual fijo basado únicamente en los pies cuadrados, su acuerdo de renta se llama arrendamiento bruto (gross lease). En ese tipo de arrendamiento, no necesita hacer ningún otro cálculo antes de escribir su cheque de renta cada mes.Si el contrato de arrendamiento refleja que el propietario espera que usted ayude a pagar los costos operativos, entonces se trata de un arrendamiento neto (net lease). En ese caso, el contrato no indicará con precisión el monto de la renta mensual, porque los cargos por los costos adicionales varían de un mes a otro, lo que significa que deberá hacer cálculos adicionales durante la vigencia de su arrendamiento.
Por último, la mayoría de los contratos de arrendamiento incluyen un aumento o escalamiento anual de la renta. Asegúrese de conocer la fórmula que utiliza el propietario (un monto fijo por año frente a vincular las modificaciones de la renta al Índice de Precios al Consumidor, o CPI, regional) y negocie cambios a esa fórmula según sea necesario. Si el propietario insiste en mantener la cláusula de escalamiento, pida un tope (conocido como collar) para el monto del aumento de cada año o, al menos, que se excluya cualquier aumento de renta durante el primer año. - Espacio arrendado – Aunque los anuncios suelen describir el espacio comercial según el costo por pie cuadrado, no necesariamente pagará ni ocupará la cantidad exacta de pies cuadrados indicada. Dos preguntas deben guiar su evaluación del espacio de renta. Primero, ¿el espacio incluye áreas comunes como pasillos, baños y elevadores? Segundo, ¿la medición del propietario incluye factores como el grosor de las paredes?Muchos propietarios, sobre todo en edificios de oficinas, miden el espacio desde la mitad o incluso desde el exterior de las paredes externas. Con este método, el inquilino termina pagando por espacio que no puede usar, como el grosor de las paredes. Se recomienda que usted mida el espacio por su cuenta para verificar la cifra del propietario.
- Impuestos sobre bienes inmuebles – Revise cómo define el contrato de arrendamiento lo que abarcan los impuestos sobre bienes inmuebles. Los propietarios a menudo procuran trasladar la responsabilidad fiscal a los inquilinos aceptando pagar todos los impuestos sobre bienes inmuebles del primer año o año “base” del arrendamiento. Luego, después del primer año, el inquilino debe asumir la totalidad o una parte de cualquier aumento. Sin embargo, su propietario podría pedirle que cubra algo más que los aumentos de impuestos. El contrato de arrendamiento podría exigirle dividir o pagar la totalidad de los impuestos sobre bienes inmuebles.Si el contrato de arrendamiento exige que usted cubra una parte de los impuestos sobre bienes inmuebles del propietario, procure que la cláusula correspondiente especifique su pago según un porcentaje del espacio arrendable total de la propiedad, y no solo del espacio que esté arrendado cuando usted firme su contrato.Otro aspecto a considerar es la consecuencia indirecta de las mejoras de otros inquilinos sobre su obligación de pagar impuestos sobre la propiedad. La factura de impuestos del propietario toma en cuenta las mejoras de todos los inquilinos. Pagar impuestos sobre bienes inmuebles según una parte proporcional del espacio arrendable sin tener en cuenta las mejoras de otros inquilinos significa pagar más de lo que le corresponde. Si es posible, negocie que su parte de los impuestos se base en la parte proporcional de todo el espacio arrendable.
- Depósito de garantía – Al negociar los términos de su depósito de garantía, asegúrese de entender dónde lo guardará el propietario, así como quién recibe los intereses (y a qué tasa). Ninguna ley exige que el propietario deposite los fondos en una cuenta bancaria ni que le pague a usted los intereses. El contrato de arrendamiento también debe establecer cómo y cuándo puede el propietario usar el depósito y cómo y cuándo se lo devolverá al final del arrendamiento. Además, considere negociar una reducción y devolución gradual del depósito durante la vigencia de su arrendamiento, a medida que demuestre ser un inquilino financieramente responsable.
- Mejoras del inquilino – Si necesita mejoras en el espacio antes de ocuparlo, considere usar su poder de negociación para que el propietario acepte hacer las mejoras sin costo para usted. Intente trasladar al propietario el riesgo de sobrecostos solicitando un espacio “llave en mano”, en lugar de un espacio en obra negra que se acondicionará con una “asignación”. Tenga en cuenta que, si está dispuesto a firmar un contrato de arrendamiento a largo plazo, el propietario por lo general estará más dispuesto a pagar las mejoras a la propiedad.Asegúrese de que la obligación de pagar la renta y otros cargos no comience hasta que las mejoras del inquilino estén terminadas. Además, determine si el propietario diseñará y construirá las mejoras del inquilino a su propio costo o si le dará a usted una asignación.Un tema relacionado es entender cómo trata el contrato de arrendamiento la propiedad de los accesorios fijos que se agreguen al espacio durante el arrendamiento. Por lo general, sin importar quién los haya pagado, todo lo que esté fijado al edificio o al terreno —ya sea con tornillos, clavos o pernos— es una mejora que, salvo acuerdo en contrario, pasa a ser propiedad del propietario. Conforme a la excepción de “Accesorios comerciales” (Trade Fixtures) a esta regla general, usted puede retirar artículos del negocio fijados a la propiedad, como decoraciones, herramientas, letreros y equipo portátil. Considere plantear el tema de los accesorios fijos durante la negociación del arrendamiento para evitar incertidumbre. Podría incluir una cláusula separada de “Accesorios comerciales” que enumere los artículos que piensa llevar al espacio arrendado, incluido cómo planea fijarlos a la propiedad y retirarlos al terminar el arrendamiento.
- Estrategia de salida e incumplimiento – Incorpore estrategias de salida en caso de que venda o cierre el negocio, incluidos temas como la transferencia y terminación del arrendamiento, las garantías, la reubicación y transición, y las disputas.
- Estrategia de salida – Idealmente, su contrato de arrendamiento incluirá cláusulas que impongan limitaciones razonables al consentimiento del propietario para las transferencias. Si el contrato le exige compartir con el propietario la renta excedente recibida por dichos acuerdos, asegúrese de que solo incluya las rentas y no ninguna otra contraprestación que usted haya recibido en relación con la venta o transferencia del negocio. Además, deduzca cualquier gasto del inquilino antes de dividir la renta excedente con el propietario. Por último, cuando el cesionario tenga buen crédito, solicite la liberación del inquilino actual y de los garantes.
- Incumplimiento – Negocie las consecuencias de un incumplimiento del contrato de arrendamiento. Por lo general, los contratos de arrendamiento contienen una disposición que establece que el propietario puede optar por continuar o terminar el arrendamiento si el local arrendado sufre daños o se destruye. De manera similar, los contratos de arrendamiento a menudo prevén una reducción de la renta en la misma proporción en que se vea afectado el uso del local arrendado por parte del inquilino. Asegúrese de entender ese lenguaje y de sentirse cómodo con él.
- Cesión, subarrendamiento y coarrendamiento – Solicite el derecho de ceder o subarrendar su espacio, de modo que, si necesita mudarse, pueda encontrar a otro inquilino que ocupe el espacio y pague la renta sin necesidad de romper el contrato de arrendamiento. Muchos contratos de arrendamiento prohíben los subarrendamientos y las cesiones sin el consentimiento del propietario. Negocie un lenguaje que establezca que el propietario no negará su consentimiento sin una razón válida. Si es posible, detalle los criterios de evaluación. Base esos criterios en la salud financiera del cesionario.
- Recursos del inquilino (derechos de reducción de renta y de terminación) frente a recursos del propietario (cláusulas de terminación, reubicación y expansión) – Preste atención a las definiciones, omisiones o renuncias de los recursos del inquilino. Considere procurar conservar su derecho de reparar y deducir, que le permite resolver un problema y deducir el costo de la renta. Los derechos de reducción de renta le permiten reducir el monto de la renta que paga, en proporción al área del local afectada, si el propietario no corrige los problemas. Los derechos de terminación le permiten dar por terminado el contrato de arrendamiento. Si su contrato permite la terminación anticipada, espere que funcione como una opción que se puede ejercer una sola vez, varios años después de iniciado el plazo, y que exige un aviso con cierta anticipación y el pago de una penalidad por terminación. Es probable que también incluya el costo no amortizado de los gastos del propietario en mejoras y comisiones de arrendamiento.Es más común encontrar una cláusula de terminación que favorece al propietario. Por lo general, una cláusula así permite al propietario terminar unilateralmente su contrato de arrendamiento si ocurre alguna condición establecida. Una cláusula de reubicación otorga al propietario el derecho de trasladarlo a otro local dentro del edificio. Por último, una cláusula de expansión puede otorgar a otro inquilino el derecho de expandirse hacia el local que usted arrienda y, de forma conjunta, puede permitir al propietario terminar su contrato o reubicarlo. Esté atento a estas cláusulas y, idealmente, no las acepte. Si las circunstancias le obligan a aceptar algunas o todas, asegúrese de que el propietario solo pueda reubicarlo en un espacio comparable y de que esté obligado a pagar todos los gastos relacionados con la reubicación. Si la entrega del local de reubicación no ocurre en la fecha prometida, procure incluir una cláusula de “daños por demora”, por ejemplo, cierto número de días de renta gratis por cada día de retraso.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el primer consejo para negociar un arrendamiento comercial?
Sepa lo que quiere. Antes de iniciar las negociaciones, los inquilinos deben tener claro el tipo de espacio que desean, la duración del plazo que necesitan, cuánta renta pueden pagar y qué cláusulas específicas son necesarias para que su negocio funcione con éxito.
¿Por qué es importante comenzar las negociaciones con anticipación?
Comenzar con anticipación da a los inquilinos tiempo para evaluar varias ubicaciones, entender las condiciones del mercado y negociar términos favorables. Esperar hasta el último momento puede poner al inquilino en desventaja y obligarlo a aceptar términos desfavorables.
¿Qué deben saber los inquilinos sobre la renta y los aumentos de renta?
Los inquilinos deben conocer la renta base, cómo aumentará la renta con el tiempo y si los aumentos están ligados a una fórmula como el Índice de Precios al Consumidor (CPI) o a aumentos de porcentaje fijo. Entender estos detalles ayuda a evitar costos inesperados.
¿Por qué los inquilinos deben buscar ayuda profesional en las negociaciones?
Los inquilinos deben considerar contratar a un abogado de bienes raíces o a un corredor para que les ayude en las negociaciones. Los profesionales tienen experiencia en identificar términos de arrendamiento desfavorables y pueden ayudar a proteger los intereses del inquilino.
¿Qué aspecto clave se debe considerar sobre la duración del arrendamiento?
La duración del plazo del arrendamiento afecta la renta, la flexibilidad y el riesgo. Los inquilinos deben considerar con cuidado si es necesario un arrendamiento a largo plazo o si resultan más beneficiosos plazos más cortos con opciones de renovación.
¿Qué deben saber los inquilinos sobre las opciones de renovación?
Los inquilinos deben negociar opciones de renovación claras y favorables, incluido cómo se determinará la renta durante los plazos de renovación y si existen fechas límite o condiciones para ejercer la opción.
¿Por qué es importante saber quién paga los gastos operativos?
Los inquilinos deben saber si son responsables de gastos operativos como mantenimiento, reparaciones, impuestos sobre la propiedad, seguro y servicios públicos, y cómo se calculan y facturan esos costos.
¿Qué deben considerar los inquilinos sobre las cláusulas de uso y exclusividad?
Los inquilinos deben asegurarse de que el contrato especifique claramente los usos permitidos del espacio y, si es necesario, negociar derechos de exclusividad para impedir que el propietario arriende espacios cercanos a la competencia.
¿Qué es una “cláusula de salida” y por qué deben procurarla los inquilinos?
Una cláusula de salida permite al inquilino terminar el arrendamiento de forma anticipada bajo ciertas condiciones, como un bajo desempeño en ventas o cambios imprevistos en el negocio. Los inquilinos deben negociar cláusulas de salida para reducir el riesgo a largo plazo.
¿Por qué deben los inquilinos revisar las cláusulas de indemnización y responsabilidad?
Las cláusulas de indemnización y responsabilidad determinan quién asume la responsabilidad por pérdidas, daños o lesiones. Los inquilinos deben revisar con cuidado estas cláusulas para evitar asumir un riesgo excesivo o responsabilidad por hechos fuera de su control.
